Paragraaf Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering licht het gemeentebestuur het voorgenomen beleid toe op het gebied van de PIJOFACH-taken. PIJOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, juridische zaken, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Globaal gezegd zijn het de taken die nodig zijn om de gemeente als organisatie te laten functioneren.

Ontwikkeling van de organisatie
Het jaar 2026 is het vijfde jaar na de ontvlechting van de Werkorganisatie Duivenvoorde (WODV). Dit betekent dat we de organisatieontwikkeling die is ingezet vanaf eind 2021 meer gaan positioneren in onze reguliere organisatie. De organisatieontwikkeling blijft volop aandacht krijgen, maar wordt meer een onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie.

De organisatieontwikkeling blijft continu onderwerp van gesprek in het management, onder meer via de frequent georganiseerde werkplaatsen, waarin de directie en de managers actief werken aan een wendbare, lerende en toekomstbestendige organisatie.
Eind 2025 is daarnaast een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd, waarmee we inzicht hebben gekregen in medewerkerstevredenheid en betrokkenheid, en op basis waarvan voor 2026 aanvullende acties worden vastgesteld om medewerkers te binden en te boeien.

Als kleine gemeente blijft uitgangspunt dat we een duurzame en veerkrachtige organisatie willen zijn. Een belangrijk speerpunt hierbij is het (blijven) terugdringen van externe inhuur. Door te investeren in de ontwikkeling van onze eigen medewerkers, ondersteund door ons leer- en ontwikkelbeleid willen we de afhankelijkheid van externe krachten verminderen. Dit draagt bij aan continuïteit, kennisbehoud en kostenbesparing.

Daarnaast blijven we ons inzetten om het ziekteverzuim laag te houden door een proactief verzuimbeleid te hanteren, waarin preventie, tijdige ondersteuning en re-integratie centraal staan. Gezonde en gemotiveerde medewerkers vormen immers de basis van onze organisatie. Dit doen we in 2026 met behulp van een ARBO-dienst die eind 2025 is gestart.

Tot slot blijft een prettige en veilige werkcultuur ook dit jaar een speerpunt. Het cultuurprogramma wordt verankerd in onze organisatie. Dit programma, dat is ontworpen om onze organisatiecultuur te versterken en door te ontwikkelen, wordt een vast onderdeel van onze werkprocessen en -structuren. We streven ernaar dat dit programma bijdraagt aan een open en veilige werkomgeving, waarin iedereen zich thuis voelt en optimaal kan presteren.

Kortom, ook in 2026 zetten we in op interne versterking, duurzame inzetbaarheid, cultuurverandering en voortdurende organisatieontwikkeling. Samen bouwen we aan een gezonde, dynamische en toekomstbestendige gemeente.

Huisvesting
In 2026 wordt het programma Gemeentelijke Huisvesting voortgezet. De voorbereidingen voor de renovatie en de restauratie van het Raadhuis De Paauw zijn afgerond. In 2026 start de demontage en moeten alle vergunningen verleend worden. Alles is gericht op het realiseren van een bestuurscentrum waar bestuurders en medewerkers goed kunnen werken en elkaar formeel en informeel ontmoeten. De renovatie werkt aan de juiste mix van verschillende soorten werkplekken die aansluiten bij de organisatievisie van Wassenaar, de behoeften van de medewerkers en de mogelijkheden van het monument. Een kantoor met moderne faciliteiten waar de monumentale waarden van het bijzondere gebouw worden gerespecteerd. Het betekent dat Raadhuis De Paauw tijdelijk (tot eind 2028) uit gebruik wordt genomen en dat er intensiever gebruik wordt gemaakt van het gemeentekantoor. Ook wordt de tweede etage van het politiebureau ingezet als werk- en vergaderruimte voor de gemeente Wassenaar.  

Na alle voorbereidingen in voorgaande jaren wordt gestreefd naar een opening van de nieuwe gemeentewerf eind 2027 en een nieuw gemeentekantoor in de loop van 2028. De keuzes die in 2025 zijn gemaakt worden in plannen uitgewerkt. De baliefuncties en een deel van de organisatie krijgen een nieuwe werkplek in dit nieuwe gemeentekantoor. Het moet goed toegankelijk zijn voor de inwoners. Als het nieuwe gemeentekantoor en de nieuwe gemeentewerf in gebruik genomen zijn, kan de huidige locatie van het gemeentekantoor aan de Johan De Wittstraat worden verkocht en worden herontwikkeld als nieuwe woonlocatie.

Informatie- & Datamanagement
De meerjarige i-Visie (visie op de informatievoorziening) geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie is kaderstellend en een belangrijk fundament voor het opstellen van de meerjarenbegroting, de projectenkalender en de jaarplannen voor de dienstverleningsovereenkomst (DvO) Informatie-& Datamanagement met de gemeente Voorschoten. De i-Visie is meer dan een beschrijving van de technologische plannen. We kijken breed naar de betekenis van de informatievoorziening. De betekenis van de veranderende samenleving, de gemeentelijke organisaties en de data- en technologische ontwikkelingen zijn het uitgangspunt voor de visie. Het voorbeeld bij uitstek van relevante technologische innovatie is de doorbraak van kunstmatige intelligentie. (AI)
De iVisie onderscheidt vijf sporen die we hier gebruiken om de ontwikkelingen voor 2026 op weer te geven:

1. Goede en betrouwbare dienstverlening

Na inwerktreding van de Omgevingswet kan in 2026 de focus worden verlegd naar het verder professionaliseren van de vergunningenapplicatie en de ondersteuning van het transitieplan om te komen tot één Omgevingsplan. Daarnaast blijven we investeren in de digitale dienstverlening en de digitale identiteit van onze inwoners en ondernemers. Samen met het Rijk zetten we in op een vernieuwing van de aanvraag- en afhandelingssysteem van reisdocumenten.

2. Efficiënte bedrijfsvoering

In 2026 zetten we in op de vernieuwing en de doorontwikkeling van verschillende informatiesystemen. We starten de vernieuwing van het werkplekconcept en netwerkinfrastructuur en we investeren in de digitale vaardigheden en de AI-geletterdheid van onze medewerkers.

3. Datagedreven werken

We zijn op meerdere plaatsen voortvarend aan de slag gegaan met datagedreven werken. Gesteund door een actieve belangstelling vanuit het management maken we er als eenheid ‘werk’ van. Het principe van datagedreven werken willen we standaard op de agenda krijgen van het huidige en de toekomstige colleges.

4. Werken onder architectuur

In 2026 zetten we fors in op de ontwikkeling van Common Ground. Common Ground is de informatiekundige visie waarmee onze gemeenten en collega-gemeenten collectief de informatievoorziening veiliger, goedkoper, flexibeler en slimmer kunnen inrichten. In onze relatie met leveranciers komen we meer in control – leveranciersonafhankelijk.
Met Common Ground is proactieve dienstverlening naar burgers en inwoners op tal van maatschappelijke vraagstukken dichtbij.
De kerntaak van gemeenten is het leveren van diensten en voorzieningen aan haar inwoners om het welzijn, de veiligheid en de leefbaarheid in de gemeente te bevorderen. Het is essentieel om die dienstverlening ook in de toekomst op een uitstekende manier te blijven inzetten. Dat dit op een digitale manier gebeurt is inmiddels een vanzelfsprekendheid gezien het rappe tempo van digitalisering in de samenleving. Een aantrekkelijk perspectief zien we in Denemarken, met één digitaal portaal waar je als burger zaken doet met niet alleen alle overheden, maar ook met je verzekeringsmaatschappij, je bank en je apotheek.

5. Transparantie

Met de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) gaat de actieve openbaarmaking in toenemende mate een rol van betekenis spelen. De Wet openbaarheid bestuur (Wob) was uitsluitend op aanvraag, maar de Woo legt een veel grotere mate van transparantie op aan de gemeentelijke organisatie. Per informatiecategorie passen we de actieve openbaarmaking toe.  
In 2026 maken we een definitieve selectie van een publicatiecomponent en starten we met de implementatie. Deze component zal zorgen voor de juiste metadata, controle op privacygevoelige informatie en toegankelijke publicatie van overheidsinformatie conform de wettelijke eisen.

Informatiebeveiliging & Privacy
De overheid werkt steeds meer digitaal, wat veel voordelen met zich meebrengt. Zo kunnen diensten grotendeels geautomatiseerd afgehandeld worden, gegevens sneller uitgewisseld worden, is de kwaliteit van gegevens sterk verbeterd en is de beschikbaarheid van informatie enorm.
Een betrouwbare overheid draagt zorg voor de veiligheid van zijn inwoners, zowel fysiek als digitaal. Daarvoor worden maatregelen genomen, wetten en regels opgesteld en wordt aandacht besteed aan bewustwordingscampagnes. In de fysieke leefomgeving zijn we daar aan gewend en bepalen de wetten en regels vaak onze norm. In de digitale omgeving is dat nog niet zo. Toch is het, vanuit het oogpunt van een betrouwbare overheid, belangrijk om ook te zorgen voor een veilige en betrouwbare digitale omgeving.
Om die reden gelden er op Europees en landelijk niveau wetten en regels waar aan voldaan moet worden uit het oogpunt van informatieveiligheid en privacy. De gemeente Wassenaar voert die wetten uit en waar nodig wordt dit vertaald in specifiek beleid.
Voor de bescherming van persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het wettelijk geldende kader. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet erop toe dat deze wetgeving door de gemeente wordt nageleefd. Met betrekking tot informatiebeveiliging geldt het normenkader de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is vooralsnog niet een wettelijk afdwingbare norm, maar hier gaat binnenkort verandering in komen. In 2026 zal naar verwachting de Cyberbeveiligingswet (NIS2-richtlijn) in werking treden, waardoor het normenkader - net als de AVG - een formele wettelijke status krijgt. Voor de Cyberbeveiligingswet zal er ook een toezichthouder worden aangewezen die controle houdt op naleving van deze wetgeving.
De belangrijkste doelstellingen die in 2026 staan gepland, betreffen:

• Het strategisch informatiebeveiligingsbeleid voor 2025-2029 vormgeven en bestuurlijk vast laten stellen.
• Verhogen bewustwording van (nieuwe) medewerkers zodat zij risico’s kunnen herkennen en voorkomen.
• Uitvoering geven aan de verplichte en/of relevante onderwerpen afkomstig van de Agenda Digitale Veiligheid van de VNG.
• Vereenvoudigen en jaarlijks doorlopen van het ENSIA-proces (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).
• Het inventariseren van procesautomatisering binnen de gemeente. Procesautomatisering is opgenomen in de nieuwe Cyberbeveiligingswet en wordt toegevoegd aan de PDCA-cyclus.
• Het optimaliseren van het incidentmanagement proces om aan te haken op het nog vorm te geven digitaal crisisplan. Het digitaal crisisplan wordt in lijn gebracht met het gemeentelijk crisisplan (OOV) inclusief oefenscenario's.
• Op basis van het dreigingsbeeld 2025–2026 van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) anticiperen wij in 2026 op risico’s zoals ransomware, datalekken, verstoringen bij leveranciers en digitale aanvallen op vitale infrastructuur. Door te investeren in weerbaarheid en monitoring versterken wij onze digitale veiligheid en continuïteit van dienstverlening.
• Jaarlijkse toezicht en controle op naleving van de Wet politiegegevens verder vormgeven en toevoegen aan de PDCA-cyclus.
• Optimaliseren en inbedden van het Information Security Management System (ISMS) in de gehele organisatie.
• Op meerdere fronten binnen de organisatie 'privacy by design and default' en ‘security by design and default’ inregelen.
• Uitvoeren van impactanalyses op bedrijfskritische processen en de meest risicovolle dataverwerkende processen of nieuwe dataverwerkingen met een hoog privacyrisico (m.n. bij nieuwe aanbestedingen).
• Meer grip en inzicht krijgen op het verwerkingsregister en de verwerkersovereenkomsten.
• Wij bereiden ons voor op de verplichte registratie van AI-systemen in het AI- register, conform de AI Act.
• Structureel voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van privacy en informatiebeveiliging en normen die op dit gebied voor de organisatie gelden.

Interne beheersing en onderzoeken
1.          Risicobeheersings- en controlesysteem
Afgelopen jaren heeft de gemeente het risicomanagementbeleid, het frauderisicobeleid plus het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) beleid geformuleerd, alsmede een frauderisicoanalyse opgesteld. Met het opstellen van het risicobeleid en frauderisicoanalyse geeft het college invulling aan zijn verantwoordelijkheid om risico’s te beheersen en om fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen, op te sporen en te bestrijden. In het risicobeleid van de gemeente Wassenaar is opgenomen dat tweemaal per jaar, bij het opstellen van de begroting en jaarrekening, de schatting van risico’s wordt geactualiseerd. Dat wordt zichtbaar gemaakt in paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Daarnaast wordt ook de frauderisicoanalyse geactualiseerd. Bij het opstellen van de Begroting 2026 is, zoals vastgelegd in het beleid, de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing plus de risicoanalyse geactualiseerd en waar nodig gepast en aangevuld.

2.          Rechtmatigheidsverantwoording college
Tot en met 2022 gaf de accountant een rechtmatigheidsoordeel af bij de jaarrekening. Door een wetswijziging stelt met ingang van verslagjaar 2023 het college de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening op. Vanaf dat jaar geeft de accountant alleen nog een controleverklaring af over de getrouwheid van de jaarrekening. In dit oordeel betrekt de accountant wel de rechtmatigheidsverantwoording van het College. Zowel over de jaarverantwoording 2023 als 2024 heeft de accountant geconstateerd dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld gaf. Over beide jaren heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven. In 2026 zullen verbetermaatregelen worden doorgevoerd op geconstateerde tekortkomingen.
Landelijke wijzigingen in het BBV en in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) hebben geleid tot aanpassingen van het controleprotocol in 2024 en 2025. Dit maakt dat vanaf 2024 ook onderbestedingen onder de rechtmatigheidsverantwoording vallen. Daarnaast is vanaf 2025 de verantwoordingstolerantie en de grondslag aangepast naar aanleiding van bovengenoemde wettelijke wijzigingen.
In 2025 is het financiële systeem vervangen en is de verplichtingenadministratie ingevoerd. Hiermee zijn de organisatie en het college beter in staat om begrotingsafwijkingen gedurende het jaar te monitoren en indien nodig de gemeenteraad te vragen om met de P&C-producten bij te sturen.

3.          Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur
In de nieuwe organisatie van de gemeente Wassenaar heeft het uitvoeren van onderzoeken op grond van deze verordening, die door de gemeenteraad in mei 2023 is vastgesteld, niet de hoogste prioriteit gekregen. Echter, het is noodzakelijk om te bevorderen dat gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten zo efficiënt en effectief mogelijk worden gerealiseerd. Zeker gelet op het toekomstig beeld vanaf 2026, waarin gemeenten in het algemeen met minder middelen toegerust worden. In 2025 wordt opnieuw gekeken naar de dienstverleningsovereenkomst met Leidschendam-Voorburg, op het gebied van Werk en inkomen, en de dienstverleningsovereenkomst met Voorschoten op het gebied van ICT.
Voor 2026 komen onder andere de volgende onderwerpen voor onderzoek in aanmerking:
- beheer gemeentelijk vastgoed;
- verdeling werkzaamheden over de drie eenheden in het fysiek domein;
- implementatietraject Omgevingswet;
Uit deze groslijst kan, gelet op de beperkte ambtelijke capaciteit hiervoor, één onderwerp in 2026 worden onderzocht. De rest schuift door naar latere jaren. Daarnaast neemt de gemeente Wassenaar haar rol in de Rekenkameronderzoeken van de Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg. De onderzoeken in dit kader zijn meer gericht op het wel of niet realiseren van de effecten van het gemeentelijk beleid en de uitkomsten ervan worden naast het college ook met de gemeenteraad besproken.